Cas d’étude 2 : Formation des End Users dans un contexte de projet de déploiement de Sage X3

Contexte

Une société a récemment décidé de remplacer son ancien système de gestion pour Sage X3 V12, un ERP plus puissant et adapté aux nouveaux enjeux de l’entreprise. Cette nouvelle solution est destinée à améliorer l'efficacité opérationnelle et à optimiser les processus métiers. Dans le cadre de ce projet, avant le démarrage en production, il est essentiel de former les utilisateurs finaux End Users pour garantir une transition en douceur et l’adoption de la nouvelle solution Sage X3 V12.

Objectif

L'objectif principal de ce cas d'étude est de planifier et de mettre en œuvre un programme de formation efficace pour les utilisateurs finaux de l'entreprise dans le cadre du projet de mise en place de Sage X3 V12. L’enjeu est de permettre aux employés différents acteurs de maîtriser rapidement, dès le démarrage en production, la nouvelle version du logiciel et de maximiser son utilisation dans leurs fonctions quotidiennes.

Défis à relever

Identifier les besoins en formation spécifiques pour différents groupes d'utilisateurs finaux, y compris les départements des ventes, de la comptabilité, de la chaîne d'approvisionnement, et de la production.

Concevoir un programme de formation qui soit adapté aux niveaux de compétence existants des utilisateurs finaux, qu'ils soient novices ou qu'ils aient de l'expérience avec Sage X3.

Organiser des sessions de formation pratiques, qu'il s'agisse de formations en présentiel, de formations en ligne, ou d'une combinaison des deux dans une période compatible avec les enjeux de démarrage du projet.

Maitriser le contexte et vocabulaire spécifique du client.

Évaluer la progression de la formation et les compétences acquises par les utilisateurs finaux.

Mettre en place un système de support après la formation pour répondre aux questions et aux besoins des utilisateurs finaux pendant la transition.

Identifier les besoins en formation des différents groupes après le démarrage en production afin de répondre aux enjeux de formation du remplacement des utilisateurs.

Livrables Produits

Programme de formation détaillé, comprenant les modules de formation, les ressources pédagogiques et les plannings.

Rapports d'évaluation de la formation, y compris les résultats des tests et les commentaires des participants.

Matériel de support post-formation, tel que des guides de référence, des vidéos didactiques, ou des canaux de communication pour les questions et les problèmes.

Dispositif de support pour répondre aux questions courantes des utilisateurs et permettant de remonter à l’intégrateur les anomalies ou les questions nécessitant d’un niveau d’expertise supérieur.

Avantages Obtenus

Productivité Améliorée : Les utilisateurs finaux formés sont plus à l'aise et efficaces dans l'utilisation de Sage X3 V12, ce qui entraine une augmentation de la productivité au sein de l'entreprise.

Réduction des Erreurs : Réduction des erreurs liées à l'utilisation du logiciel, grâce à la formation réalisée, ce qui se traduit par une plus grande précision dans les opérations commerciales.

Satisfaction des utilisateurs : Une bonne maitrise de l’outil renforce le sentiment de satisfaction du travail accompli des personnes, ce qui peut améliorer la rétention du personnel.

Adoption rapide : L’efficacité de la formation permet une transition plus fluide vers Sage X3 V12, permettant aux utilisateurs de faire leur travail de façon plus performante.

À l’issue de la formation, les End Users ont les outils pour mieux appréhender la solution et optimiser les processus métiers.

Conclusion

Ce cas d'étude démontre comment une formation ciblée des utilisateurs finaux est essentielle pour maximiser les avantages d'une mise en place de Sage X3 V12 et comment elle peut contribuer à l'amélioration de la productivité et de la satisfaction des différents utilisateurs.